Iedereen gebruikt data. Maar van wie is ze eigenlijk?

Bij veel zorgorganisaties is vrij duidelijk wie verantwoordelijk is voor een applicatie, een afdeling of een proces. Maar zodra het over data gaat, wordt het vaak een stuk diffuser. Iedereen gebruikt de gegevens, maar wie bepaalt eigenlijk wat ze betekenen, wanneer ze goed genoeg zijn en wie in actie komt als dat niet zo is?

Drie systemen, drie aantallen

Neem iets ogenschijnlijk eenvoudigs als het aantal cliënten in zorg. Het ECD kent een aantal, Finance rapporteert misschien een ander aantal en in het managementdashboard staat weer iets anders. Vaak is daar technisch best een verklaring voor. Maar de echte vraag is: wie bepaalt welke definitie leidend is?

Eigenaarschap gaat over verantwoordelijkheid

Dat is waar data-eigenaarschap over gaat. Niet over wie de database beheert of wie toegang heeft tot een systeem, maar over verantwoordelijkheid. Wie bepaalt de definitie van een gegeven? Wie stelt eisen aan de kwaliteit? Wie besluit wat er gebeurt als verschillende afdelingen dezelfde gegevens anders gebruiken? Die verantwoordelijkheid hoort wat mij betreft in de organisatie zelf te liggen en niet automatisch bij ICT.

En de datasteward maakt het dagelijks waar

Daar hoort ook een praktische rol bij: de datasteward. De data-eigenaar is eindverantwoordelijk voor een bepaald gegevensdomein, maar de datasteward zorgt ervoor dat die verantwoordelijkheid in de dagelijkse praktijk ook wordt ingevuld. Hij of zij bewaakt definities, signaleert kwaliteitsproblemen, helpt bij registratieafspraken en zorgt dat afwijkingen niet alleen worden geconstateerd, maar ook ergens terechtkomen.

Juist die combinatie is belangrijk. Alleen een data-eigenaar benoemen zonder iemand die het dagelijks bewaakt, blijft al snel iets op papier. Alleen een datasteward aanstellen zonder duidelijk eigenaarschap is het andere uiterste: dan wordt iemand verantwoordelijk gemaakt voor problemen waar hij of zij uiteindelijk niet over kan beslissen.

Wat het oplevert

Duidelijk data-eigenaarschap, ondersteund door goed datastewardship, voorkomt eindeloze discussies over cijfers en maakt rapportages betrouwbaarder. Maar belangrijker nog: het zorgt ervoor dat er daadwerkelijk iemand verantwoordelijk is voor de betekenis en kwaliteit van data.

Strategie en platform zijn niet genoeg

Je kunt een prima datastrategie schrijven en een prachtig dataplatform neerzetten. Maar zolang niemand weet wie eigenaar is en wie het dagelijks bewaakt, blijft dezelfde vraag terugkomen:

Van wie is deze data eigenlijk?

En zolang het antwoord daarop “van iedereen” is, is ze in de praktijk vaak van niemand.